Polityka Prywatności

Polityka Prywatności i Plików Cookies

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie SołtysInfo, w publicznych formularzach zapisu na powiadomienia SMS, w panelu administracyjnym, formularzach kontaktowych i pomocowych oraz przy korzystaniu z plików cookies i podobnych technologii.

Stan dokumentu na dzień 6 sierpnia 2026 r. Polityka nie zastępuje umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli klient korzysta z SołtysInfo jako administrator danych mieszkańców.

1. Administrator Danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach prowadzenia strony, obsługi zapytań ofertowych, kont użytkowników panelu, danych klientów i rozliczeń jest: Pokaż dane administratora. Kontakt z administratorem: Pokaż adres e-mail.

W przypadku powiadomień SMS uruchomionych dla konkretnej gminy, sołectwa lub innej jednostki, administratorem danych mieszkańców może być także klient, który decyduje o celu, zakresie i treści komunikacji. W takim modelu SołtysInfo działa jako dostawca techniczny i podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy powierzenia, z wyjątkiem danych przetwarzanych przez SołtysInfo we własnych celach, takich jak bezpieczeństwo systemu, rozliczenia, obsługa zgłoszeń i obrona przed roszczeniami.

2. Kategorie osób i danych

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z systemu:

• Odwiedzający stronę: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, podstawowe logi serwera, ustawienia zgód cookies zapisane w przeglądarce oraz dane analityczne, jeżeli wyrażono zgodę na analitykę.
• Osoby wysyłające zapytanie przez formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości, wybrany pakiet, dane techniczne formularza i wynik weryfikacji antyspamowej.
• Mieszkańcy zapisujący się na powiadomienia SMS: numer telefonu, wybrana miejscowość lub obszar powiadomień, status zgody, treść zaakceptowanej zgody, daty zapisu, potwierdzenia i rezygnacji, adres IP, User-Agent, tokeny potwierdzające oraz historia wysyłek związana z doręczeniem wiadomości.
• Sołtysi, pracownicy gminy i inni użytkownicy panelu: login, imię i nazwisko lub nazwa użytkownika, adres e-mail, rola, przypisane sołectwa, ustawienie 2FA, skrót hasła, tokeny resetu hasła w postaci skrótu, dane sesyjne, próby logowania, adres IP, historia działań w panelu oraz treść zgłoszeń wysyłanych do pomocy i doładowań SMS.
• Klienci i osoby kontaktowe po stronie klienta: nazwa klienta, typ klienta, NIP, dane nabywcy i odbiorcy do rozliczeń, adres rozliczeniowy, e-mail rozliczeniowy, e-mail kontaktowy, telefon, notatki administracyjne, przypisane sołectwa, plan, subskrypcja, doładowania SMS, zgłoszenia doładowań, numer lub opis faktury oraz statystyki wykorzystania SMS.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Obsługa strony i bezpieczeństwo systemu: zapewnienie działania serwisu, sesji, zabezpieczeń formularzy, ochrony przed nadużyciami, monitorowania błędów i logów bezpieczeństwa - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Kontakt ofertowy i obsługa zapytań: odpowiedź na wiadomość, przygotowanie oferty i prowadzenie korespondencji - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach.
• Utworzenie i obsługa konta użytkownika panelu: logowanie, kontrola uprawnień, 2FA, reset hasła, przypisanie sołectw, obsługa zgłoszeń pomocy, zgłoszeń doładowań i utrzymanie bezpieczeństwa - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie obowiązków prawnych także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Realizacja usługi SMS dla mieszkańców: zapis na powiadomienia, weryfikacja numeru, wysyłka komunikatów, rezygnacja z powiadomień i prowadzenie historii zgód - najczęściej art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku jednostek publicznych także inna podstawa wskazana przez danego administratora danych, np. zadanie realizowane w interesie publicznym.
• Rozliczenia z klientami: prowadzenie danych klientów, planów, doładowań, limitów SMS, danych do faktur i historii wykorzystania - art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: przechowywanie niezbędnej historii zgód, wysyłek, rozliczeń i działań administracyjnych - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka strony i panelu: pomiar ruchu przy użyciu Google Analytics po wyrażeniu zgody - art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wynikająca z przepisów dotyczących przechowywania informacji w urządzeniu końcowym.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi systemu: dostawcy hostingu, poczty e-mail, bramki SMS, usług antyspamowych i bezpieczeństwa, narzędzi analitycznych, podmiotom świadczącym obsługę IT, księgową, prawną lub administracyjną, a także organom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów prawa. Dostawcy techniczni przetwarzają dane na podstawie właściwych umów lub własnych regulaminów usług.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Nie planujemy przekazywać danych mieszkańców poza Europejski Obszar Gospodarczy w ramach podstawowej wysyłki SMS. Część narzędzi technicznych, takich jak Google Analytics lub Cloudflare Turnstile, może jednak wiązać się z dostępem do danych przez dostawców działających globalnie. W takim przypadku stosowane są wymagane mechanizmy prawne, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia przewidziane przez RODO.

6. Okres przechowywania danych

• Dane mieszkańca aktywnie zapisanego na SMS są przechowywane przez okres korzystania z usługi.
• Po rezygnacji z powiadomień numer i historia zgody mogą być przechowywane w ograniczonym zakresie, aby wykazać fakt wycofania zgody, zapobiec omyłkowej wysyłce i bronić się przed roszczeniami.
• Dane kont użytkowników panelu są przechowywane przez okres posiadania konta, a po jego usunięciu przez czas potrzebny do rozliczalności, bezpieczeństwa i obrony przed roszczeniami.
• Dane klientów, umów, subskrypcji, doładowań i rozliczeń są przechowywane przez czas trwania współpracy oraz okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i terminami przedawnienia roszczeń.
• Dane z formularzy kontaktowych, pomocowych i zgłoszeń doładowań są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, dalszej korespondencji, przygotowania oferty, rozliczenia usługi lub obrony przed roszczeniami.
• Logi bezpieczeństwa i próby logowania są przechowywane przez okres potrzebny do ochrony systemu, analizy incydentów i rozliczalności działań.
• Nowy dziennik działań użytkowników panelu i istotnych zdarzeń systemowych jest przechowywany przez 12 miesięcy od zdarzenia. Nie zawiera treści SMS-ów ani pełnych numerów mieszkańców. Historia wysyłek i rozliczeń ma odrębne okresy przechowywania.
• Dane zapisane w cookies lub localStorage pozostają w przeglądarce do czasu ich usunięcia przez użytkownika albo wygaśnięcia ustawień przeglądarki.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, otrzymania kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

Żądanie można wysłać na adres kontaktowy administratora wskazany w punkcie 1. Jeżeli żądanie dotyczy danych mieszkańców przetwarzanych na rzecz konkretnej gminy lub sołectwa, może być konieczne przekazanie żądania właściwemu administratorowi danych.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do skorzystania z konkretnej funkcji: numer telefonu jest wymagany do otrzymywania SMS, adres e-mail użytkownika panelu jest wymagany do 2FA, resetu hasła i obsługi pomocy, a dane rozliczeniowe klienta są wymagane do zawarcia i wykonania umowy oraz wystawienia dokumentów księgowych.

9. Cookies, localStorage i analityka

Serwis używa niezbędnych mechanizmów przechowywania informacji w przeglądarce, w szczególności cookies sesyjnych i localStorage przechowującego wybór zgód. Są one potrzebne do działania strony, utrzymania sesji, ochrony formularzy i zapamiętania ustawień prywatności.

Po wyrażeniu zgody serwis może używać Google Analytics 4 do pomiaru ruchu i sposobu korzystania ze strony publicznej, landing page, formularzy oraz panelu administracyjnego. Jeżeli zgoda nie zostanie wyrażona, analityczne pliki cookies nie powinny być zapisywane, a Google Consent Mode działa w trybie ograniczonym.

W formularzach może działać Cloudflare Turnstile, które pomaga odróżnić użytkownika od automatycznych zgłoszeń. Weryfikacja może wiązać się z przekazaniem do Cloudflare danych technicznych, takich jak adres IP i informacje o przeglądarce.

Zgodami możesz zarządzać z poziomu banera cookies, a także przez ustawienia przeglądarki, w tym usunięcie cookies i danych localStorage.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały. System automatycznie obsługuje czynności techniczne, takie jak weryfikacja kodem SMS, rezygnacja z powiadomień, blokada nadużyć, 2FA, reset hasła, kolejkowanie wiadomości i rozliczanie zużycia SMS.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu do panelu, haszowanie haseł, tokeny jednorazowe, 2FA, CSRF, weryfikację antyspamową, ograniczanie prób logowania, logi bezpieczeństwa oraz ograniczanie dostępu użytkowników panelu do przypisanych sołectw.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian prawnych, technicznych, organizacyjnych albo zmian w funkcjach systemu. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na tej stronie.